آکادمی ظلی نیا

برای اینکه در محل کار موفق باشید به آنچه وعده داده اید عمل کنید، به جای اینکه باعث ایجاد مشکل شوید مشکلات را حل کنید، و اهمیت آداب صحیح، از وقت شناسی تا رفتاری متمدنانه و احترام آمیز با دیگران را درک کنید.

اخلاق حرفه ای شما هم در خودتان و هم در کارتان باعث ایجاد اعتماد به نفس می شود.

مشکلاتی هم در محل کار به وجود می آید – در مورد برخی از آن ها می توانید کاری انجام دهید و در مورد برخی دیگر کاری ساخته نیست.

کاری که همیشه می توانید انجام دهید این است که طوری رفتار کنید که نشان دهد خواهان جوی مثبت و سازگار در محل کار هستید، نه جوی منفی و متشنج، این به معنای به کار گرفتن خصوصیات مثبتتان و آداب صحیح از همان روز اول کار است.

شش توصیه برای تاثیرگذاری مثبت روی دیگران

همیشه سر وقت در محل کار حاضر شوید

این نشان دهنده ی نظم شما و احترامی است که برای همکارانتان قائل هستید.

لباس مناسب بپوشید

قبل از آغاز کار درباره ی لباس مناسب بررسی کنید. به خاطر داشته باشید: مهم نیست شما چطور خود را در آیینه می بینید، مهم این است که دیگران چطور شما را می بینند، آیا باید توجه دیگران به لباس شما جلب شود یا به توانایی های شما؟

قبلا نام چند نفر را بپرسید

قبل از شروع کار در مورد اسامی برخی از هم گروهی های خود سوال کنید و تلفظ صحیح نام مدیرتان را هم بپرسید. کمی آمادگی از تنش آن دقایق اولیه می کاهد.

کار متداول را انجام دهید.

اگر مطمئن نیستید، از عنوان و نام خانوادگی روسا و کارمندان اجرایی استفاده کنید، و تا کسی خودش از شما نخواسته او را با نام کوچک خطاب نکنید.

شنونده خوبی باشید.

اکنون وقت آن رسیده که به آنچه از شما می خواهند خوب توجه کنید و کارهایتان را به نحو صحیح انجام دهید؛ در حال حاضر، وقت انتقاد از روال کار و وظایف کاری تان، یا اظهار عقیده درباره ی اینکه چطور می توان آن ها را بهتر انجام داد نیست.

برنامه ی بعد از کارتان را مشخص کنید

اگر همکارانتان می خواهند بعد از کار دور هم جمع شوند سعی کنید بتوانید برای ملحق شدن به آن ها در دسترس باشید. همیشه مجبور نیستید با آن ها بروید، ولی روز اول کار این فرصت خوبی برای شناختن یکدیگر است.

جلسات در محل کار

جلسات می توانند به مصیبتی برای یک شرکت تبدیل شوند، در حالی که نباید این طور باشد، شما به عنوان ترتیب دهنده ی جلسه یا شرکت کننده در آن می توانید با آمادگی، با شرکت در کارگاه های آن و با تلاش های پیگیرانه روی نتیجه ی جلسه تاثیر مثبت ایجاد کنید

آداب معاشرت در محل کار

وقتی ترتیب دهنده ی جلسه هستید

وظیفه ی شما این است که کاری کنید جلسه موفقیت آمیز و به موقع برگزار شود، و به اهدافی که برای آن در نظر گرفته اید دست یابد.

قبلا برای جلسه برنامه ریزی کنید

ساعت، تاریخ، و مدت جلسه را تعیین کنید. جلسه ی داخلی را حداقل بیست و چهار ساعت قبل و در صورت امکان حتی جلوتر از بیست و چهار ساعت قبل به شرکت کننده ها خبر بدهید.

در مورد جلساتی که با مراجعان یا مشتریان شرکت دارید حتما از چند روز تا دو هفته قبل به شرکت کننده ها خبر بدهید تا بتوانند برنامه ی خود را برای شرکت درآن تنظیم کنند.

اگر بیش از یک هفته است که به شرکت کننده ها خبر بدهید تا بتوانند برنامه ی خود را برای شرکت در آن تنظیم کنند. اگر بیش از یک هفته است که به همه شرکت کننده ها خبر داده اید یک روز یا دو روز قبل از جلسه برای یادآوری با آن ها تماسی کوتاه بگیرید.

هدف جلسه را مشخص کنید

در دعوت نامه ی خود هدف از جلسه و انتظاری را که از آن دارید ذکر کنید

فقط کسانی را دعوت کنید که حضورشان واقعا لازم است

کارمندان اغلب به این موضوع شکایت دارند که حضورشان در جلسه تاثیری ندارد و به آن ها مربوط نمی شود. اگر قرار است آن ها فقط در جریان جلسه قرار داشته باشند بعد از جلسه کارت های اطلاع رسانی برایشان بفرستید.

دستور کار و مدارک پشتیبانی را تهیه کنید

این ها را قبل از جلسه آماده کنید و قبلا بین شرکت کننده ها توزیع کنید. اگر این کار را در جلسه انجام دهید آن ها باید ده تا پانزده دقیقه ی اول جلسه را برای خواندن این مدارک تلف کنند و به این ترتیب وقت جلسه گرفته می شود.

جلسه را به موقع شروع کنید

بسیاری از جلسات دیر شروع می شوند و این نوعی بی احترامی در حق کسانی محسوب می شود که به موقع در جلسه حاضر شده اند.

در صورت امکان جلسه را به بخش های کوچک تقسیم کنید

سعی کنید در تمام مدت افرادی را که فقط باید در یک قسمت از جلسه حضور داشته باشند در جلسه نگه ندارید. جلسه را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید و بین آن ها وقفه ایجاد کنید تا کسانی که  دیگر حضورشان در جلسه لازم نیست بتوانند جلسه را ترک کنند.

مسئولیت جلسه را بر عهده داشته باشید

وظیفه شما این است که کاری کنید صحبت ها بر موضوع جلسه متمرکز باشند نه بر حواشی آن. حواستان به نوع تعامل شرکت کننده ها با یکدیگر باشد تا اگر عصبانیتی شعله ور شد یا کسی با دیگری توهین آمیز رفتار کرد بتوانید پادرمیانی کنید.

در خاتمه، تصمیمات و کارهایی را که باید عملی شوند جمع بندی کنید

صورت جلسه ی حاکی از تصمیمات و کارهایی که باید انجام شوند را آماده کنید و فورا آن ها را بین شرکت کننده ها توزیع کنید.

وقتی شرکت کننده هستید

جلسات برای شما به عنوان یک شرکت کننده فرصتی هستند برای نمایش مهارت ها و معلوماتتان و اینکه چطور می توانید به عنوان یک بازیکن تیم مثبت عمل کنید. برای موفق بودن در جلسه خودتان را برای آن آماده کنید، نقشی سازنده در آن داشته باشید، و بعد از آن هم وظایفی را که به شما محول شده پشت گوش نیندازید.

به موقع پاسخ دهید

وقتی اطلاعیه ی شرکت در جلسه را دریافت کردید تا جایی که میتوانید به سرعت به آن جواب بدهید. اگر مطمئن نیستید بتوایند در آن شرکت کنید، فورا ترتیب دهنده را باخبر کنید و تاریخ حدودی جواب قطعی خود را برای او مشخص کنید.

مدارک و اطلاعاتی را که به شما محول شده آماده کنید و به جلسه ببرید

هیچ چیز دلسرد کننده تر از این نیست که در حالی که برای راه انداختن پروژه های آمادگی کامل دارید وارد جلسه شوید و یکی از شرکت کننده ها اعلام کند که کاری را که به عهده ی او بوده آماده نکرده است.

اگر نمیتوانید به موقع مدارکی را که از شما خواسته شده برای جلسه آماده کنید یا تغییری در برنامه هایتان ایجاد شده فورا ترتیب دهنده ی جلسه را با خبر کنید. اگر مفاد جلسه قبلا برای شما ارسال شده حتما آن ها را قبل از جلسه بخوانید.

وقت شناس باشید

تاخیر در حضور در جلسه هم نشان دهنده ی بی نظمی شما و هم بی احترامی به دیگران است. به محض اینکه متوجه شدید نمی توانید سر وقت در جلسه حضور پیدا کنید مسئول جلسه را با خبر کنید. وقتی هم که رسیدید آرام به سراغ صندلیات بروید تا در صحبت های دیگران اختلال ایجاد نکنید.

با ور رفتن به کاغذ ها، باز و بسته کردن کیف دستی تان، قهوه خوردن، یا پچ پچ کردن با فردی که کنارتان نشسته مزاحم دیگران نشوید.

آداب معاشرت در محل کار

کارت های تجاری تان را آماده کنید

اگر با افرادی جدید مانند همکار، مشتری احتمالی یا تامین کننده ی جلسه دارید کارت های تجاری تان را به تعداد کافی آماده کنید تا بتوانید به هر یک از آنها ارائه کنید.

تلفن هوشمند، موبایل، پیجر، یا ساعت زنگ دار تان را خاموش کنید.

جلسه زمانی است که باید تنها روی افرادی که در کنارشان هستید تمرکز کنید. پاسخ دادن به تلفن، نگاه کردن به پیام های کوتاه، یا استفاده از موبایل برای دسترسی به ایمیل ها بی احترامی به شرکت کننده ها محسوب می شود.

اگر تلفن واجبی در طول جلسه دارید قبلا به مسئول جلسه بگویید. تلفن را روی ویبره قرار دهید و قبل از حرف زدن با تلفن از اتاق خارج شوید.

رفتار و کردار مثبت داشته باشید

رفتار و کردار شما اغلب عقیده ی واقعی تان را برملا می کند، حتی اگر چیزی نگویید. کارهایی مثل چرخاندن چشم ها، تکان دادن سر، با انگشت ضربه زدن روی میز، و فرو رفتن در صندلی به طور غیر مستقیم بی صبری و بی علاقگی شما را نشان میدهند.

وول خوردن، تکان دادن پاها، یا حلقه کردن موها به دور انگشتان حاکی از بی قراری شما هستند و مانع از رفتار توام با اعتماد به نفسی می شوند که دوست دارید در جلسه نشان دهید.

نگاه کردن به چشمان شرکت کننده ها نشان می دهد که واقعا در جلسه شرکت دارید و به حرف های آن ها گوش می کنید. این کار هم چنین نشان دهنده ی اعتماد به نفس شماست.

یکدیگر را نقض نکنید

در مقابل عده ای بیگانه در جلسه، همکارتان را سر مسئله ای که باید دو به دو با هم حل کنید انکار نکنید. جبهه ی متحدتان را حفظ کنید. فقط برای تصحیح کذبی که می تواند روی جلسه تاثیر ایجاد کند مداخله کنید. این کار را با آرامش و بدون انتقاد و جبهه گیری انجام دهید.

شنونده و شرکت کننده خوبی باشید

در رویاهایتان غوطه ور نشوید، چرت نزنید،و کاری نکنید که بی حوصله و خسته به نظر برسید. صبورانه منتظر بمانید تا در وقفه ی بین صحبت ها یا در هنگام به پایان رسیدن یک موضوع، نوبت جرف زدن به شما برسد.

انتظاراتی که از شما دارند درک کنید و آن ها را پیگیری کنید

در پایان جلسه جمع بندی انجام می شود، تصمیمات گرفته می شوند و وظایف به افراد محول می شوند. آماده باشید وظایفی را که به شما محول شده فورا به انجام برسانید.

“برگرفته از کتاب جامع آداب معاشرت

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

هفت + شش =