×
خانه » مقالات » توسعه فردی » آموزش و یاد گیری » چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟
01 مهر 1398

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

پیش از اینکه شروع به مدیریت زمان کنید، باید یاد بگیرید که زمان چیست.  واژه‌نامه‌ها زمان را به صورت «نقطه یا بازه‌ای که در آن چیزی اتفاق می‌افتد» تعریف می‌کنند. به عبارت ساده‌تر، زمان، هنگام رخ دادن رویدادها است.

مدیریت زمان فرایند نظم‌ بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما اجازه می‌دهد هوشمندانه‌تر کار کنید و نه سخت‌تر ! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید.

مدیریتِ درستِ زمان مستلزم یک تغییر مهم است یعنی تمرکز روی نتایج به‌جای تمرکز روی فعالیت‌ها. به عبارت بهتر همیشه مشغول بودن همان موثربودن نیست.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان شیوه‌ی نظم بخشیدن و برنامه‌ریزی شما برای زمانی است که به انجام فعالیت‌های خاص اختصاص می‌دهید.

مزایای مدیریت زمان عبارتند از:

فرصت‌های بیشتر برای رسیدن به اهداف مهم کاری و شخصی

  • به پایان نرساندن کارها در آخرین مهلت زمانی
  • گردش کار بی‌ثمر
  • کیفیت کار ضعیف
  • بدنامی حرفه‌ای و عدم پیشرفت کاری
  • استرس بالا

مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارت هایی است که نقش کلیدی در موفقیت انسانها دارد. مهارت مدیریت زمان به ما کمک میکند تا بتوانیم کنترل زمان و زندگی خود را به دست بگیریم.

تکنیک های مدیرت زمان شامل:

مشخص کردن هدف و اولویت بندی آن، تنظیم برنامه زمانی شخصی، تنظیم تقویم کاری، تنظیم تایم جلسات، سود بردن از اوقات بیکاری و مشخص کردن تایم تفریح و رفع خستگی است.

دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی.

در زمان ساعتی، در هر دقیقه ۶۰ ثانیه، در هر ساعت ۶۰ دقیقه، در هر روز ۲۴ ساعت و در هر سال ۳۶۵ روز وجود دارد و همه‌ی زمان‌ها به طور یکسان می‌گذرند. هنگامی که فردی 30 ساله می‌شود، دقیقا 30 سال سن دارد، نه کم‌تر و نه بیش‌تر.

در زمان واقعی، همه‌ی زمان‌ها نسبی هستند. زمان بسته به اینکه شما چه کار می‌کنید، کُندتر و تُندتر خواهد گذشت. دو ساعت در اداره‌ی وسائط نقلیه ممکن است به نظر ۱۲ سال بیاید. در عین حال بچه‌ی ۱۲ ساله‌مان انگار همین دو ساعت پیش به دنیا آمده است.

حالا کدام یک از این زمان‌ها دنیایی را که واقعا در آن زندگی می‌کنیم، توصیف می‌کند؟ زمان واقعی یا زمان ساعتی؟

دلیل اینکه گجت‌ها و سیستم‌های مدیریت زمان به درد نمی‌خورند این است که این سیستم‌ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده‌اند. زمان ساعتی، نامربوط و غیرضروری است. زیرا شما در زمانِ ساعتی زندگی‌ نمی‌کنید و حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید. دنیایی که در آن هنگامی که در حال خوش گذراندن هستید، زمان پرواز می‌کند و وقتی دارید مالیات‌تان را پرداخت می‌کنید، اصلا تکان نمی‌خورد.

خبر خوب اینکه زمان واقعی مفهومی روانی است و در ذهن شما وجود دارد. یعنی شما آن را به وجود می‌آورید و هر چیزی که خودتان ایجاد کنید، می‌توانید مدیریتش کنید. حالا زمان آن رسیده است که همه‌ی جملات محدودکننده‌ مانند «وقت کافی ندارم» یا «امروز وقت مناسبی برای شروع کار تازه یا مدیریت بهتر کار فعلی‌‌ام نیست» را کنار بگذارید.

تنها سه راه برای گذراندن وقت وجود دارد: اندیشیدن، گفت‌وگو کردن و اقدام کردن.

روش‌های زیر را تمرین کنید تا بر زمان چیره شوید

داشتن دفتر برنامه ریزی

یک دفتر برنامه‌ریزی داشته باشید و اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و فعالیت‌های‌تان را به مدت یک هفته ثبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که چقدر کار می‌توانید طی یک بازه‌ی یک روزه انجام دهید و لحظه‌های ارزشمند شما چطور می‌گذرند و کجا می‌روند. در این صورت خواهید فهمید که چقدر زمان صرف کارهای نتیجه ‌بخش می‌کنید و چقدر زمان برای افکار و گفت‌وگوها و اقدامات به‌درد نخور تلف می‌کنید.

روی کاغذ آوردن هدف‌ها و برنامه‌ها

به‌توصیه انگلباخ، برای آرامش ذهن خود و اینکه بتوانید وظایف هفته پیش‌ِروی خود را انجام دهید، هر کاری را که باید انجام دهید، هر شنبه صبح روی کاغذ (ترجیحا خط‌دار) بنویسید.

او در ادامه می‌گوید: «وقتی فهرست اولیه کارهایی را که باید انجام دهید آماده کردید، آنها را ویرایش و اولویت بندی کنید. بهتر است روزهای هفته را با رنگ‌های مختلف متمایز کنید. حتی می‌توانید وظایف موردنظرتان را در یک تقویم دیجیتالی (یا هر تقویمی که در دسترس دارید) وارد کنید و آنها را در دسترس داشته باشید. این روش به شما کمک می‌کند که نه ‌تنها وقت‌تان را سازمان‌دهی کنید، بلکه ابتدای هر هفته احساس کنید که آماده هستید تمام کارهای‌تان را به‌ موقع انجام دهید. چنین احساسی باارزش است و می‌تواند به شما در به انجام رساندن سریع کارها کمک کند.

برای هرکار زمانی مشخص درنظر بگیرید

وقتی برای کارهامون محدودیت زمانی ایجاد میکنیم متعهد میشم که حتما اون رو در زمان تعیین شده به پایان برسونیم و همین امر باعث میشه ما زمان خودمون رو از دست ندیم.

محدودیت زمانی باعث تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد. اگر نتوانستید کاری را در زمان مشخص انجام دهید بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتر سعی کنید آنرا به پایان برسانید.

۳۰ دقیقه‌ی ابتدایی هر روز را به برنامه‌ریزی کل روز اختصاص دهید. تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان را تکمیل نکرده‌اید، روزتان را آغاز نکنید. مهم‌ترین زمان هر روز زمانی است که برنامه‌ی زمانی را برنامه‌ریزی می‌کنید.

۵ دقیقه پیش از هر تماس تلفنی یا هر فعالیتی به این فکر کنید که می‌خواهید چه نتیجه‌ای به دست آورید. این کار کمک می‌کند تا پیش از آغاز کار بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین این کار سرعت گذر زمان را آهسته‌تر می‌کند. پس از هر فعالیت یا هر تماس تلفنی ۵ دقیقه صرف این کنید که مشخص کنید آیا نتیجه‌ی دلخواه‌تان را به دست آورده‌اید یا نه. اگر نه، چه چیزی را فراموش کرده‌اید؟ در تماس یا فعالیت بعدی آن را چطور تغییر می‌دهید؟

کنار گذاشتن موارد حواس پرتی

برای اینکه بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، بهتر است سایر حواس‌پرت‌کن‌ها مانند فیس‌بوک و بقیه‌ی شبکه‌های اجتماعی را کنار بگذارید، مگر اینکه این رسانه‌های اجتماعی ابزارهایی برای بهبود کسب‌وکارتان باشند.

تنظیم برنامه‌های روزانه بر مبنای الگوی ۵۰/۱۰

اگر شبکه های اجتماعی، پیامک‌های مختلف یا صحبت با همکارها دائما موجب حواس پرتی شما می‌شوند، این گزینه به کارتان می‌آید. برای اینکه بتوانید بین کار و زمان استراحت‌تان تعادل ایجاد کنید، چنین شکل و ساختاری به روزتان بدهید: ۵۰ دقیقه کار و ۱۰ دقیقه استراحت کنید. لورن زولر (Lauren Zoeller)، مربی برنامه‌های آموزشی ایجاد تعادل در زندگی می‌گوید: «در بازه‌های زمانی ۵۰دقیقه‌ای، باید در محیط کاری‌تان آرامش داشته باشید و هیچ نوع موضوعی برای حواس‌پرتی وجود نداشته باشد؛ یعنی اینکه حتی صدای زنگ تلفن را هم نباید بشنوید. با پشتکار و جدیت، ۵۰ دقیقه بی‌وقفه کار کنید؛ سپس ۱۰ دقیقه به چک کردن تلفن‌‌ همراه یا قدم زدن تند در راهروی اداره‌تان بپردازید یا هر کار دیگری که دوست دارید، انجام دهید. اگر بتوانید این زمان‌بندی را به‌درستی انجام دهید، مقدار کار مفیدتان بیشتر می‌شود و در عین حال می‌توانید مراقب سلامتی‌تان هم باشید.

تنظیم پاسخ خودکار ایمیل در برخی ساعت‌های خاص تولین با قرار دادن ایمیل روی حالت پاسخ‌گویی خودکار توانسته است از وقت خود به‌خوبی استفاده کند. او می‌گوید: با این روش به دیگران نشان می‌دهید که ایمیل آنها را مثلا فقط ۱۰ صبح یا ۴ بعدازظهر پاسخ می‌دهید. بدین ترتیب می‌توانید توقعات دیگران را مدیریت و مرزهای خودتان را مشخص کنید؛ درضمن، مدام مجبور نیستید وسط کارتان به ایمیل‌های دیگران پاسخ دهید و حواس‌تان پرت نمی‌شود.

ازاشتباهات مدیریت زمان:

ضعف در تفویض اختیار

بعضی از افراد نیز هستند که فکر میکنند همه کارها را خودشان میتوانند انجام دهند و یک وسواس کاری دارند

به خاطر همین کارها را به دیگران واگذار نمیکنند و خودشان سعی دارند به همه  کارها برسند تا شرایط و استاندارد مطلوبشان رعایت شود. این ویژگی یکی دیگر از اشتباهات مدیریت زمان است.

کمال گرایی یا کامل گرایی

کمال طلبی در افرادی وجود دارد که برای انجام کارها استاندارد ۹۰ یا ۹۵ را قبول ندارند و استاندارد ۱۰۰ درصد را برای همه کارهایشان در نظر میگیرند

کمال گرایی نیز یکی دیگر از اشتباه مدیریت زمان است که مارا در نهایت به سمت مدیریت زمان سوق میدهد.

اینگونه افراد کسانی هستند که میگویند یا کاری را انجام نمیدهیم یا اگر انجام دهیم به بهترین حالت ممکن باید انجام دهیم

برای مثال: قرار است نامه ای را در ۵ دقیقه بنویسند اما سه بار ویرایش میکنند و بعد ازگذشت ۳۰ دقیقه با نارضایتی ارسال میکنند.

تمرکز همزمان روی چند کار

مثال هواپیما را شنیده اید؟

هواپیما زمانی که میخواد از روی زمین بلند شود و یا فرود بیاید بیشترین میزان مصرف سوخت را دارد اما وقتی در آسمان در حال پرواز است میزان مصرف سوخت آن به حداقل میرسد

ذهن ما نیز دقیقا به همین شکل است زمانی که میخواهیم کاری را شروع کنیم بیشترین فشار را تحمل میکند و وقتی که مدتی آن را انجام میدهیم دیگر فشاری روی ذهن نیست و بسیار معمولی کار میکند

با این حساب شما تصور کنید که ذهن در هر چند لحظه بخواهد از این کار به کار بعدی برود و شروع به تمرکز بکند خب مطمئناً به شدت ذهن خسته خواهد شد که هر چند دقیقه بیشترین میزان انرژی را صرف میکند و همچنین تمرکز کافی نیز نخواهیم داشت

زمانی که ما تمرکز کافی در کارها نداشته باشیم مسلماً انجام کارها با کیفیت خوب و در کمترین زمان ممکن نخواهد بود و بنابراین ما احساس میکنیم که نیاز به زمان بیشتری داریم.

به گفته چالز داروین: آنکه جرات دارد یک ساعت از وقتش را هدر دهد; هنوز ارزش زندگی اش را درک نکرده است.

محمد ظلی نیا

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *